Az első lépések

Számos dolgot kellett elintéznie addig is, amíg eljutott első vállalkozása megalapításáig, de a java még csak ezután jön. Rövid írásunkban igyekszünk segítséget nyújtani az önre váró teendőkkel kapcsolatban.

Első és legfontosabb lépés felkeresni egy könyvelőt (vagy könyvelőirodát), szüksége lesz ugyanis valakire, aki az első lépések megtételekor — képletesen — fogja a kezét. Érdemes több internetes oldalra is ellátogatni, és a végső választás megtétele előtt mérlegelni a lehetőségeket. Bár az ár minden bizonnyal nem közömbös (főleg induláskor), nem elég pusztán ezt figyelembe venni. Sokan több mindent ajánlanak az induló vállalkozások számára (ingyen első hónap, ingyen ez, ingyen az), mások nem számolnak fel évzárási díjat, de ha már könyvelőt választ, válasszon olyat, akivel az első benyomások (szimpátia, felkészültség) alapján a későbbiekben is együtt tud dolgozni. A könyvelőváltás nyűgös, és kockázatos vállalkozás, érdemes elkerülni. A Bruttó Conto Könyvelőiroda is rendelkezik egy ajánlattal a kezdő (társas) vállalkozások számára: az első fél évben fixen 20000 Ft a könyvelési díj, függetlenül a feldolgozandó anyag mennyiségétől, és ebben egy fő bérszámfejtése is benne van. A fél év letelte után pedig újabb megállapodást kötünk, az irányadó díjtáblázatunk, a vállalkozása bevétele és/vagy a feldolgozandó anyag mennyiségének, illetve az ön speciális igényeinek megfelelően. (Az ajánlat feltétele 12 havi hűség). Ez is egy érv…

Mielőbb könyvelőt választani nem pusztán azért fontos, hogy legyen, aki segít önnek, hanem mert a megalakulást követően 15 napja van a különféle hatóságokhoz bejelentkezni, ezt pedig egy könyvelő tudja szakszerűen megtenni.
- be kell jelentkeznie az APEH-hoz (NAV-hoz), és a szükséges nyomtatványon megadnia olyan adatokat, amelyek a cégbírósági iratokon nem szerepelnek. Az ügyvédek általában csak a vállalkozás főtevékenységét jelentik be, a többit szintén ekkor kell.
- amennyiben más uniós ország vállalkozásával is kapcsolatba kíván kerülni, uniós adószámot is igényelnie kell, amit célszerű már rögtön az elején megtenni
- be kell jelentkeznie a KSH-hoz, mert előfordulhat, hogy a későbbiekben adatszolgáltatásra kötelezetté válik
- valamint az önkormányzathoz is adatbejelentőt kell leadni

Amennyiben nem rendelkezik ügyfélkapus regisztrációval, vagy rendelkezik, de nem kívánja maga küldeni a bevallásokat és/vagy nem kívánja megadni az azonosítóját és jelszavát, úgy a könyvelőjét kell meghatalmaznia az elektronikusan küldendő bevallások küldésére. Erre szintén egy nyomtatvány szolgál, amit csak alá kell írnia. Ezután a könyvelője a saját azonosítójával és saját felelősségre fogja a mindenkori bevallásokat és egyéb adatszolgáltatási kötelezettségeket teljesíteni. A meghatalmazás feldolgozása azonban időbe telik az adóhivatalnak, és a beküldési határidők nem tolhatók, ezért ezzel is célszerű igyekezni.

Bankszámlára is szüksége lesz, mivel azon keresztül kell teljesítenie az adófizetési kötelezettségeit, és az induló tőkét is arra kell befizetnie (az esetek többségében). A tőke első felét induláskor, a második felét pedig egy éven belül kötelesek a tulajdonosok a vállalkozás rendelkezésére bocsátani. Talán mondani sem kell, hogy a választandó bankot is érdemes alaposan megválasztani, mivel némelyik nagyon magas költségekkel dolgozik. A döntés meghozatalakor gondoljon bele, hogy mekkora összeg lesz az, ami folyamatosan a bankszámláján pihen (a látra szóló kamatok miatt), mekkora havidíjat hajlandó megfizetni, és havonta mennyi átutalása lesz. Ha ez utóbbi sok, inkább olyan bankot válasszon, ami (az esetlegesen magasabb havidíj mellett) alacsony jutalékkal dolgozik.Mielőbb készíttessen legalább egy bélyegzőt, mert sok esetben szüksége lesz rá. Egyes nyomtatványokat bélyegzőlenyomat nélkül be sem fogadnak a hivatalok.

Amennyiben alkalmazottakat kíván foglalkoztatni, avagy ügyvezetőként nem rendelkezik heti 36 órát meghaladó főfoglalkozással, úgy a következő lépésben sürgősen rendezni kell a munkajogi dolgokat. Minden személyesen közreműködőt és foglalkoztatottat mielőbb be kell jelenteni az adóhatóságnak, amihez a könyvelőnek szüksége van számos személyi adatra. El kell készíteni a munkaszerződéseket, a munkaköri leírásokat, ami az ön feladata, azonban mi minden segítséget megadunk, és biankó nyomtatványokat, keretszerződést is adunk ehhez. Rendelkezésére bocsátunk továbbá jelenléti ív mintát és más nyomtatványokat is, továbbá amennyiben kéri, előre kiszámoljuk a várhatóan fizetendő havi terheket. Fontos tudni, hogy a foglalkozás-egészségügyi szolgáltatóról, munka- és tűzvédelmi oktatásról is mielőbb gondoskodnia kell!

Döntenie kell a számlázás módjáról: számlatömbös vagy számlázó szoftveres megoldást választ? Amennyiben az előbbit, úgy egy számlatömböket forgalmazó irodaszeresnél vehet egyet vagy többet, amihez magával kell vinnie a cégbírósági papírokat, ennek hiányában ugyanis az irodaszeres nem szolgálhatja ki önt (persze minden mással igen). Számlatömbből több féle létezik, ezért ha nem teljesen biztos benne, hogy önnek pontosan milyenre lesz szüksége (egyszerűsített, készpénzfizetési, 5 példányos, stb.), erről is konzultáljon előzetesen a könyvelőjével. Ha a szoftveres megoldást választja, érdemes előtte bekérni/letölteni több demó verziót, hogy lássa, milyen a programok felépítése, és mi mindenre képesek. Egyes programok például készletnyilvántartó modullal is rendelkeznek, de ha úgy gondolja, hogy ilyenre nem lesz szüksége, felesleges többet fizetni érte. Érdemes kipróbálni a helyesbítési és sztornózási megoldásokat is, mert ha később ilyesmire lesz szükség, célszerű időben megbarátkozni a program lehetőségeivel. Amennyiben szoftverrel kíván számlázni, be kell szereznie a forgalmazó tanúsítványát is arról, hogy az adóhatóság azt elfogadja használható programként.
Az első számlatömb megvásárlásától kezdve vezetnie kell a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását, és ez akkor sem megkerülhető, ha inkább szoftvert választott, ugyanis más nyomtatványokat is regisztrálni kell (például a szabadságengedélyeket). Mi ehhez biankó nyomtatványt adunk, és megmutatjuk, miként kell azt vezetnie.

A vállalkozás indításától számított 90 napon belül el kell készítenie a kötelező szabályzatokat, ami nem az ügyvéd, nem is a könyvelő, hanem az ön feladata és felelőssége. Ennek elmulasztása súlyos pénzbüntetéssel és akár szabadságvesztés büntetéssel is járhat, ezért érdemes komolyan venni. Persze az első adóellenőrzésig haladéka lehet, de ellenőrzéskor a revizor ezeket az első körben kéri. A Bruttó Conto Könyvelőiroda külön szolgáltatási díj ellenében elkészíti önnek a szükséges szabályzatokat, emiatt sem kell tehát máshoz fordulnia.

Fenti feladatok minden társas vállalkozásra nézve egyaránt vonatkoznak, azok elmulasztása elkerülhetetlen. Minden más teendő a vállalkozás profiljától és tevékenységének volumenétől függ, és sikeres megoldásuk elsősorban önön, valamint az alkalmazásában állók, ismeretségi körében élők hozzáértésén, szaktudásán múlik. Amiben tudunk, mi is szívesen segítünk, legyen szó bármiről. Az esetleges kérdéseit ne tartsa magában, hangozzanak bármennyire ’butaságnak’ is, nyugodtan forduljon hozzánk bizalommal.